29 Sep Professions libérales : la dématérialisation, pourquoi faire ?
Architecte, psychologue, médecin, esthéticienne, sportif, auxiliaire médical, coach, avocat, comptable, vétérinaire, artiste, kinésithérapeute, orthophoniste, diététicien… Quels que soient votre métier et votre secteur, si vous exercez votre profession en libéral, vous êtes, au même titre qu’un salarié, soumis à plusieurs obligations. Parmi ces dernières : la dématérialisation de certains documents. Mais au-delà de réglementations à respecter, la dématérialisation de vos documents, usages et échanges d’informations peut en réalité représenter un avantage compétitif capital pour votre activité.
Les professions libérales face et la digitalisation de leurs activités
Les avantages d’exercer sa profession en libéral sont nombreux : liberté et souplesse dans le quotidien, exercice en groupe ou création de sa société, choix de ses clients et de ses tarifs, etc. Malgré des impôts globalement plus lourds, les professionnels ayant choisi d’exercer en libéral sont ainsi nombreux en France.
Selon L’Union nationale des professions libérales (UNAPL), les professions libérales représentent près de 30 % (27,8 %) des entreprises en France. Avec 1 061 309 d’entreprises libérales en France métropolitaine et 1 030 000 non-salariés exerçant en libéral, cela représente un public non négligeable.
entreprises libérales en France métropolitaine
Comme tous les secteurs, les professionnels en libéral ont dû s’adapter à de nouvelles formes de travail et outils. Parmi ces derniers, la digitalisation de l’administratif. Et la crise sanitaire a encouragé cette révolution. Le télétravail s’est généralisé, d’autant plus pour les libéraux, qui travaillent bien souvent depuis chez eux ou depuis de petites structures. En effet, toujours selon l’UNAPL, 98 % des entreprises libérales sont des TPE. Les paiements virtuels et les signatures électroniques se sont répandus. Alors pourquoi ne pas aller plus loin, et viser une dématérialisation avec l’aide d’experts en la matière ?
En 2023, toutes les professions tirent des avantages de la dématérialisation, mais en particulier les professions libérales pour qui cette transition est synonyme de meilleure productivité…
Professions libérales : pourquoi et comment passer à la dématérialisation ?
Lorsque l’on passe à la dématérialisation, on numérise ses documents, mais aussi parfois ses usages et ses communications. Cela signifie donc notamment un gain de temps considérable. En effet, en numérisant des documents (contrats, commandes, formulaire, devis, fiche clients…), on se donne par exemple la possibilité de les stocker, de les partager et de les consulter plus facilement, rapidement et avec traçabilité. La dématérialisation réduit ainsi le désordre et les difficultés liés à la recherche d’informations, mais aussi les erreurs de saisie sur des opérations récurrentes qui peuvent alors être automatisées. Les échanges d’information numérisés, quant à eux, limitent les rendez-vous chronophages, imprécis et sans historique. S’en trouvent largement améliorés la coordination et l’efficacité des échanges. Un jeu de taille pour les professions libérales qui sont bien souvent amenés à collaborer avec des partenaires, prospects ou clients mobiles. Sans compter que cette mobilité touche les professionnels libéraux eux-mêmes. La dématérialisation permet l’accès à distance aux documents et aux informations essentielles, de quoi améliorer la mobilité et la flexibilité professionnelle.
Ce gain de temps, cette flexibilité et cette traçabilité sont une aubaine pour les professions libérales. Ces derniers, selon l’UNAPL, travaillent à 77,5 % “seul ou souvent seul”, et 15 % d’entre eux exercent en parallèle une activité salariée. Le temps et l’attention alloués aux tâches administratives s’en trouvent donc largement réduits. C’est pourtant, pour certaines professions, un impératif, notamment pour la conservation des données. Les médecins libéraux ont par exemple l’obligation de conserver les dossiers médicaux de leurs patients pendant 20 ans à compter de leur dernière consultation.
Et au-delà d’un manque à la loi, cela peut représenter une faille de sécurité dans laquelle les pirates informatiques ne manquent pas de s’engouffrer. Là encore, la dématérialisation s’avère hautement stratégique puisque, si elle est bien pensée, elle peut permettre une meilleure protection des données confidentielles. Un enjeu de taille quand on sait que 90 % des entreprises libérales sont des TPE (source : UNAPL) et que les TPE, avec les PME, sont les cibles privilégiées des attaques informatiques. En cause, leurs systèmes d’information généralement moins bien protégés que ceux des grandes entreprises. La dématérialisation permet de mettre en place des mesures de sécurité avancées pour sécuriser ses informations sensibles. Les données numériques peuvent être chiffrées, sauvegardées et protégées par des niveaux d’accès restreints, réduisant ainsi les risques de fuites ou de pertes.
des entreprises libérales sont des cibles privilégiées des attaques informatiques
Pour aller plus loin…
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Les outils en ligne pour dématérialiser ses documents, processus et communications sont nombreux. On peut citer par exemple les bien connus Teams, Google Drive, SharePoints, Skype, OneDrive… Mais, en tant que libéral, la dématérialisation de votre profession doit aller plus loin. Contactez un expert qui vous proposera des solutions sur mesure et adaptées à votre activité et productivité. Son expertise technique et ses connaissances approfondies des technologies spécifiques à la dématérialisation vous épargneront du temps ainsi que des erreurs coûteuses, mais aussi des outils qui ne fonctionnent parfois pas de pair.
Les équipes de GLOBAL PARTNER déploient pour votre entreprise, quelle que soit sa taille, une solution convergente, complète et aussi flexible qu’évolutive avec des outils tels qu’Office 365, 3CX (téléphonie), Zeendoc (dématérialisation des notes de frais) et ReportOne (pilotage de votre activité). En tant que professionnel libéral vous êtes très certainement soumis à des réglementations strictes en matière de conservation et de gestion des données. Nos experts sauront comment se conformer à ces règles et minimiser les risques juridiques tout en optimisant vos processus.
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