28 Août Notaires, sécurisez votre système d’information et assurez la pérennité de votre activité avant qu’il ne soit trop tard !
Qu’ils interviennent dans le conseil aux entreprises, le droit de l’immobilier, le droit de la famille ou bien du patrimoine, les notaires et employés d’étude notariale manipulent au quotidien des documents sensibles et hautement confidentiels.
Si la profession a toujours fait figure de pionnier dans la transformation digitale des métiers du droit, reste que les notaires font encore aujourd’hui partie des cibles privilégiées des hackers. Les études notariales doivent donc à tout prix sécuriser leur système d’information (SI). Au-delà de se prémunir des risques de cyberattaques, cette sécurisation présente de nombreux avantages sur le court comme sur le long terme.
Les notaires face aux risques informatiques.
La profession de notaire s’est largement numérisée ces dernières années. Pendant la crise sanitaire, les notaires ont dû s’adapter pour continuer à travailler et signer des actes (ventes, déclarations de successions, …) à distance. Et cela, en toute conformité et sécurité.
Bien avant la pandémie, les notaires ont en réalité toujours été perçus comme leaders de l’innovation technologique parmi les professions du droit. Rappelons que ce sont eux, en premier, en 2007, à avoir obtenu la validation d’une signature électronique sécurisée en Europe.
Avec le covid, ce n’est pas que les tâches des employés mais aussi les rendez-vous avec les clients qui ont dû se faire à distance. Les vidéoconférences et les signatures électroniques se sont par exemple généralisées. Les comparutions à distance se sont multipliées en parallèle des actes authentiques, l’utilisation de plateformes interactives d’échanges et de conseils, aussi.
De nouvelles façons de travailler se sont donc imposées, permettant, certes, une rapidité d’acter et des papiers signés sans prises de rendez-vous, mais engendrant également une augmentation certaine des risques liés au numérique. Au-delà de devoir garantir la sécurité de la signature de l’acte authentique électronique, qui est une obligation légale pour les officiers publics, de nombreuses problématiques liées à la cybersécurité se sont alors posées.
Le risque le plus répandu ? Les fuites de données confidentielles. Et ces dernières sont nombreuses : adresses, actes de succession, testaments, transactions immobilières, données sur le patrimoine… Ces données sont particulièrement prisées des pirates informatiques. Au-delà d’impacter la réputation des offices notariaux et de potentiellement entraîner des litiges avec des clients mécontents, ces fuites coûtent cher. À titre d’exemple, selon IBM, le coût total moyen d’une fuite de données s’élève à :
Les failles de cybersécurité peuvent également entraîner des interruptions des opérations. Avec des attaques de logiciels malveillants, les opérations commerciales peuvent ainsi être stoppées net. De quoi impacter directement la productivité, la capacité à traiter les transactions et la prestation de services aux clients.
Travailler avec des systèmes d’informations non sécurisés, c’est aussi se risquer à davantage de pannes matérielles, d’erreurs humaines et donc de potentielles pertes permanentes de données importantes. La performance et la réputation d’une étude reposent donc notamment sur un Système d’Information (SI) conforme aux réglementations actuelles (RGPD), à jour, protégé des éventuelles attaques pirates (hackers, malware, ransomwares…) et basé sur vos besoins.
Comment sécuriser son SI peut prémunir de ces risques ?
Sécuriser son système d’information peut prémunir de ces risques, mais pas seulement. Les avantages d’un SI protégé sont nombreux. Travailler avec un système sécurisé, c’est également se donner l’opportunité d’avoir un accès plus rapide et efficace à ses dossiers et ses données, de profiter d’une vitesse accrue de lancement de ses programmes, de réduire le temps de réponses de ses logiciels et de travailler efficacement et en toute sécurité à distance avec ses équipes. En bref, faciliter le quotidien de ses collaborateurs pour leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier et la relation avec leurs clients.
Pour ce faire, la simple mise en place d’un pare-feu ne suffit plus. Il faut désormais penser un écosystème et des mesures de sécurité informatiques robustes et adaptées à la taille de son étude, son nombre de clients, de collaborateurs, et son matériel.
L’aide de professionnels de la sécurisation des systèmes d’informations des entreprises peut ici s’avérer judicieuse. Et cela commence par un diagnostic. S’il est en effet possible d’effectuer un bref et superficiel état des lieux de votre système et vos outils vous-même, il reste indispensable de passer par des experts pour obtenir un diagnostic complet qui donnera ensuite lieu à des recommandations et la mise en place de solutions adaptées aux usages, aux infrastructures existantes et à la taille de son étude notariale.
Prévention des intrusions, protection contre la propagation des virus, sauvegarde des données, conformité des outils préexistants, sécurité des terminaux, des réseaux et des utilisateurs, chiffrage des échanges et des données, contrôle des accès, sensibilisation des employées aux bons usages numériques, contrôle applicatif, filtrage web, sécurisation des points d’entrée et des flux… GLOBAL PARTNER déploie avec vous une sécurité sur mesure de votre système d’information. Nos équipes vous accompagnent pour une solution adaptée à votre activité et vos besoins.
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